2016.12.22

内覧会の重要性と進め方のポイント

内覧会

内覧会は、開業前に行える唯一のお披露目会です。地域住民の方々に一度足を踏み入れてもらえば新しい医院へ通うことへの”敷居”が低くなるため、開業後の患者獲得や事業の安定につながります。広告宣伝に制約がある医療業界であっても「内覧会は大きく宣伝しても良い」タイミングですので、記念品やイベントなどを駆使し、大々的に宣伝しましょう。

内覧会はなぜ重要なのか?

内覧会はなぜ重要なのか?

内覧会を行わないまま開業してしまうと、数か月間患者さんが集まらない状態が続く可能性も考えられます。

内覧会にて医院の雰囲気を知ってもらうことができていれば、何かあった時に「あそこで診てもらおう」と思い出してくれる方が来院してくれるでしょう。この差は、後々の運営に大きな影響を与えます。

内覧会の開催日時の考え方

内覧会は、住民が来場しやすい土日を選び、なるべく開業直前のタイミングを狙いましょう。内覧会で勢いづいた流れで開業すれば、その後の集患が期待できるからです。

もし直前の休みが連休であれば、不在しがちな前半ではなく、在宅している可能性の高い後半に開いた方が、来場者が集まりやすい傾向にあります。

来場者はゆっくり来場される方が多いので、時間帯は10時から16時など、お昼前後数時間を含めて設定するとよいでしょう。

当日のスケジュールと注意点

内覧会開始前の準備

当日は、内覧会開始1時間前くらいに集合します。ユニフォームに着替え、職員それぞれの役割分担を決めたら、持ち場の掃除やセッティングを開始しましょう。

準備する内容は行うイベントによっても異なりますが、配布するチラシや院内案内用のポスター貼り付け、受付テーブルのセッティングなどは必ず行い、来場者をスムーズに誘導できる環境を整えましょう。

突然の雨にも対応できるよう、マットやタオルなどを用意しておくと安心です。

内覧会の最中に気を付けること

内覧会開始後は、それぞれの持ち場になるべくいるように心がけ、クリニック内の混乱を避けることが大切です。

お昼休憩は30分ごとにずらして取るなどし、必ず職員が対応できる状態を作っておきましょう。

当日はたくさんの来場者が見込まれるため、クリニックの入り口やトイレなどはこまめにチェックし、清潔に保っておくことも大切です。また、院長宛てにお祝いを持ってきてくださった方には、直接院長へ渡していただくよう促します。  

内覧会が終了する時間になっても来場者がまだいる場合、その傍らで片づけをはじめてしまうと印象が悪くなってしまいます。まずは受付のテーブルを端に寄せるなど、来場者の目につかないところから行うことも大切です。

内覧会はクリニック開業のお祝いごと

内覧会は、クリニック開業のお披露目パーティーです。開業を共に迎える職員へのありがとうの気持ちを込めて、お昼などは院長持ちで準備しておきたいものです。

内覧会が終了後は、簡単なお菓子や飲み物と共に、反省会もかねた打ち上げをすると職員同士の団結も強まりそうですね。

当日は来場者とのコミュニケ―ションを大切に

内覧会は、来場者にクリニックの雰囲気を感じてもらう絶好の機会です。足を運んでくださった方にはおもてなしの心で対応し、一人でも多くの方とお話しできるよう積極的に声をかけましょう。

来場者が抱く疑問点や不安なことにじっくり耳を傾けることができれば、「ここのクリニックにお願いしたい」「とても感じの良いクリニックだ」と感じてもらえる雰囲気を作りたいものです。来場者の満足度は、今後の集患にも直結します。

内覧会の協力者はどうするか?

ひと昔前までは製薬企業のMRに依頼できましたが、現在は独占禁止法の規約により労働の依頼が禁止されています。

そのため、MRとしてではなくあくまで”個人的なお付き合い”として私服で参加いただき、お手伝いをお願いするという方法を取るしかありません。

この場合は時間や内容の強要はできませんが、手慣れた営業マンなら上手にふるまってくださるでしょう。

関係者向けの内覧会は別日の検討も

内覧会では地域住民がたくさん来場するため、せっかく来ていただいた関係者とじっくりお話しできないことも少なくありません。クリニックとしては、来場者だけでなく関係者とも今後良いお付き合いをしたいもの。そのため、予め内覧会とは別の日に関係者向けのお披露目会を開き、改めてじっくりと対話する機会を設けるのも大変有意義です。

まとめ

このように、内覧会は地域住民や関係各社にクリニックの雰囲気を肌で感じてもらう大切な機会です。内覧会には100万円単位でお金が必要になりますが、長い目で見ればそれ以上の価値が見込めます。開業時には何かと出費がかさむタイミングではありますが、内装・設備費などを工夫して、内覧会を開くことをぜひ検討してみてください。

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