2017.02.16

意味のある院内ミーティング実施のポイント

クリニック開業後は、スタッフを集めて定期的にミーティングを行うことが大切です。「子供の送り迎えの時間なので」「なかなか時間がとれない」などといったスタッフの要望に応えすぎて、十分なミーティングを行っていないクリニックは少なくありません。
ここでは、定期的なミーティングがいかに重要かについてご説明いたします。

なぜ院内ミーティングが必要なのか?

ミーティングは、クリニックの価値観や目的意識を共有する場

ミーティングの第一の目的は、院長とスタッフが一丸となって、どのようなクリニックを作っていきたいかを語り合うことです。

同じクリニックで働いていたとしても、一人一人の価値観は違うもの。ミーティングをしないままクリニックの営業をしていると次第に組織としての一体感がなくなり、患者さんからの苦情が増えるなど、さまざまな場所で問題が出てきてしまいます。何かあった時にだけ集まるのでは、充分なミーティングをしているとは言えません。日頃からミーティングをし、意見を出し合う場を設けることで、今まで見えてこなかった問題が浮上することもあるのです。 ミーティングをせずしてスタッフ同士が一体となることはできません。そのため、院長が中心となってミーティングを開き、クリニックの現状と今後の目標などをしっかり共有することが大切です。

特に、開院直後はルールが未整備のため、クリニックの文化を作っていく上でも定期的なミーティングは必須です。開院直後からミーティングの文化を作ってしまえば、あとから文句を言われることもないでしょう。はじめからミーティングのルールを作っておいた方が、後々のことを考えると楽です。

スタッフのモチベーションを保つことにもつながる

これは特に女性に言えることですが、目的がない環境に置かれると、人は次第にモチベーションが下がってしまう傾向にあります。「今何をすれば良いのか」が明確でなければ、「何をして良いのか」も分からない。

ミーティングは、このような事態を避けるためにも非常に有効なものです。定期的な顔合わせを通して、院長が何を考えているのかを知ることができる上、業務上で感じる不安や不満、疑問点を院長に知ってもらえることで、改善策を出して良くしていこうというモチベーションにつながるのです。  

スタッフの中には非常に忙しい人もいます。そのため、ミーティングを開きたいと思っても、参加が難しいスタッフも出てくるでしょう。しかし、それを理由にミーティングを行わないのはNGです。ミーティングには、必ずしも全員が集まっている必要はありません。出席できなかった人に関しては、ノートや口頭などで後日共有しましょう。

院長は聞き役に

ミーティングは院長を中心に…とは言っても、終始院長ばかりが話していたのでは、あまり良いミーティングとは言えません。あくまでミーティングはスタッフの意見を吸い上げるためのものとして考え、院長は聞き役に徹するくらいの気持ちで挑む方が良いでしょう。そうすれば、ミーティングが活発な意見交換の場となり、院長やスタッフがそれぞれどのような想いを抱えているのかを知ることができるようになるのです。

意味のあるミーティングにするための4つのポイント

①事前にミーティングの目的、テーマを共有する

ミーティングを行う際は、事前にミーティングの目的やテーマを共有しておきましょう。単に日々の業務内容の確認なのか、院内改善を話し合う場なのかが予め分かっていれば、スタッフも準備ができるので、より有意義なミーティングとなります。

②事前にミーティングの目的、テーマを共有する

クリニックの中には、院長が司会役を務め、テーマだけを与えてあとはスタッフに発言させるという方法をとっているクリニックもあります。また、議論するテーマを院長が決め、スタッフを数人のグループに分けて意見を出してもらうという方法も有効です。

③院長がすべての案に対してコメントし、採用案を決める

出してもらった案については、院長自らひとつずつコメントを返し、何を採用して何を検討するかを決めましょう。例え不採用にする案だとしても、案を出してもらったことに対してありがとうの気持ちを示すことも大切です。

④具体的にどうするのか次回のアクションを決める

ミーティングで出た改善策などについては、すぐに実行できるようリスト化して具体的な行動へ落とし込むことも大切です。せっかく良い提案が出たのに宙ぶらりんのままでは、ミーティングの意味も半減してしまいます。

実施すべきミーティングの種類とそれぞれの目的

朝礼

朝礼では、その日に知っておくべき情報共有を中心にミーティングを行います。特に、前日に発生したものでその日に引き継がなければならないものや、周知すべきものが発生した場合、また、その日に予約している患者さんの情報共有などが中心です。また、その日の院長の予定がいつもと違う場合なども、朝礼で共有しておくとスムーズです。   

朝礼にはあまり時間を割かず、立ちながらできるくらいの短い時間で終わらせましょう。参加できなかった人については、朝礼ノートなどで情報共有を行うのが良いでしょう。

終礼

終礼は、その日の最後に行います。毎日朝礼を行っている場合は不要かも知れませんが、朝礼ができなかった日や、どうしてもその日のうちに共有しておきたい事項が出た場合などに開きます。終礼は、朝礼のように情報共有をするだけでなく、院内改善を目的とする場合も多くあります。クリニックの中には、終礼ではなくお昼の時間を使って行うところもあるようです。  

終礼でも、朝礼のように終礼ノートを作成し、どのような報告があったのかを書き留めておくことが大切です。その場にいられなかったスタッフも後で共有できるようにするためでなく、ミーティングを一過性のものにしないためでもあります。

定例全体ミーティング

朝礼や終礼とは別に、月に1度はじっくりと話し合える場を作りましょう。これは定例全体ミーティングと言われ、1~数時間使って院内にある改善事項について話し合う場です。終礼などでちらほら挙げられる問題についてじっくり話し合ったり、来月の目標に向けてどのような改善が有効かなどというように、テーマを決めてじっくり取り組むことが大切です。

 

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まとめ

このように、院内ミーティングは、スタッフとの団結を強めモチベーションを上げる大切な場です。良いクリニックに良いミーティングあり。スタッフ一人一人の意見を上手に吸い上げられる場にするためには、これまでご説明した方法の他にも、ミーティングでの座席の座り方をざっくばらんにするなどして、発言しやすい環境を作るのも良い方法です。ミーティングと聞くとどうしてもかたいイメージがありますので、ランチの後にお菓子を食べながら雑談するような雰囲気で行っても良さそうです。

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