医院開業・経営の秘訣ブログ

2016年10月11日(火)

院長の負担を軽減する!スタッフ採用マニュアルの作り方

開業して、「はじめて従業員を面接した」「求人広告はどこにどうやって出すの?」 とおっしゃる先生がほとんどです。はじめのうちは、税理士や開業コンサルタントと一緒に採用を行なうケースがほとんどだと思いますが、開業後は先生が求人広告の掲出から応募者への連絡、面接、合否連絡まですべて一人でされていると思います。

しかし、実際は面接で採用するかどうかの決定以外、先生がする必要がない業務ばかりです。 今回は、採用募集に割かれる先生の時間を圧縮したマニュアルをご紹介いたします。

スタッフを採用担当者に変えるオペレーションマニュアル

院長先生が今までお一人でされていたことを、スタッフでもできる「仕組み」をつくることがポイントとなります。

マニュアル1 応募者からの連絡対応

応募者から電話がかかってきたら、「この度は当院の求人にご応募いただきましてまことにありがとうございます」とまずは感謝を伝えます。一見当たり前のことのようですが、採用担当としての意識が低いと、ぶっきらぼうな対応になり、応募者の心証を悪くしてしまいます。次に、今回の応募条件で合致する方がどうか確認するために質問をします。その際にも 「ご応募いただくにあたり、何点か確認事項があり、質問させていただきたいのですがよろしいでしょうか」と断りを入れた上で以下の確認をします。

応募者の名前

希望職種(看護師、受付、リハビリ助手等)

何を見て当院を知ったのか

常勤希望かパート希望か

その他、勤務条件の確認(午後診は入れるか、土曜は勤務可能か等)

求人の条件として午後に入ってもらえる方を募集している際に午前にしか入れないという方に履歴書を送付してもらったり、面接を設定してしまうのはお互いに時間の無駄となってしまいます。応募条件として最低限ここはゆずれないというものを満たしていない方には電話の時点でお断りをします。その線引きは募集の際に明確にしておく必要があります。

条件として問題がなさそうであれば、履歴書をお送りいただきます。 「まずは書類選考の上、改めて選考の結果をご連絡いたします」と伝えます。

マニュアル2 書類選考の結果連絡

履歴書は先生のほうで確認し、結果に応じて応募者に連絡してもらいます。合格の場合は、希望面接日、面接時間の確認(候補を2~3日挙げ、選んでもらうようにする)します。なお、ホームページを作成している場合、「面接までにホームページを確認の上お越し下さい」と伝えます。

不合格の場合はお電話か郵送にて連絡します。電話が難しい場合は、郵送にて履歴書の返却と「選考結果の通知」をお送りします。「選考結果の連絡」内容はフォーマットを作成しておけば運用が楽になります。

マニュアル3 面接当日の対応

面接当日は、何時にどこで面接するのかを担当スタッフだけでなく、その日勤務している全スタッフに周知しておくことが大事です。そして応募者の方が来院したら、笑顔で挨拶すること徹底します。どれだけ素晴らしい方が応募してきてくれたとしても、これから一緒に働くかもしれないスタッフが目を見て挨拶もしてくれないとなると「ここで働きたい!」とは思ってもらえません。また、仮に不採用であったとしても近隣に住んでいる可能性もありますので十分に対応は気をつけなければなりません。

応募者の方には担当スタッフがすぐに案内をします。この際に、「まず面接に入る前に当院を見学いただきたいと思います」といって各部屋をご案内すると応募者の方もリラックスできますし、よりクリニックのことを知ってもらうことができます。また、案内しながら雑談をすることで面接では見えにくい、その方のキャラクターを知ることもできます。

マニュアル4 面接と合否の連絡

面接は院長だけでなく、スタッフに入ってもらうことをお勧めします。 クリニックの場合スタッフのほとんどが女性かと思います。特に院長が男性の場合、であれば女性スタッフの目から見てどうかや、一緒に働けそうかなど意見を聞くことができます。どれだけ院長が良いと思っても、現場で一緒に働くスタッフが合わないと思えば絶対に採用しないようにしているクリニックさんもあります。

面接が終わったら最後に「合否については○○日までにご連絡差し上げます」と伝え、すぐに連絡がつく連絡先を再度確認しておきます。その後、応募者が合格の場合は必ず電話で連絡をします。「是非一緒に働きたい」という気持を電話で伝え、応募者も予定に変わりなければ以下を確認します。

初回の勤務日と出勤時間(スタッフへの挨拶もあるため少し早めに来ていただきます)

ユニフォームと靴のサイズ

当日の持ち物

面接の結果、不合格の場合は電話か書類選考と同じく郵送にて履歴書の返却と「選考結果の通知」をお送りします。また面接まで選考が進んで不合格だった方には図書カードや商品券を同封するクリニックもあります。

まとめ

ここまでの流れをすべてマニュアル化しておくと、先生が採用関係のすべてをしなくてもよくなり、先生が使うべき時間に集中することができます。クリニックの場合、スタッフに女性が多いため、結婚や妊娠、出産をはじめ、配偶者の転勤や親の介護等で辞めてしまうケースが多くなり、スタッフの入れ替わりも出てきます。しかしクリニックにとってみれば、スタッフが入れ替わることでクリニックのレベルもかわってしまっては安定した経営は難しくなります。今回は採用についてのマニュアルでしたが、採用に関わらずマニュアル化できるところは積極的にマニュアルにしていくことをおススメします。

開業・経営のご相談 お問い合わせ
お電話でのお問い合わせ
電話番号
メールでのお問い合わせ
医院開業・経営について問い合わせる

このページのトップへ